Promoting core practice in Health and Social Care (Children and Young People) Hybu ymarfer craidd mewn Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Plant a Phobl Ifanc)
Professional Practice as a health and social care worker – Handling information Ymarfer Proffesiynol fel gweithiwr iechyd a gofal cymdeithasol - Ymdrin â gwybodaeth

Individuals are often asked for personal and private information by various organisations, and with the development of technology available today, concerns regarding the safety and confidentiality of information have become even more important.

Information handling involves the recording of accurate information in care and support plans, accident forms and personal records. It is important that we do not put our own views in this information, but state exactly what happened. If an individual is found lying on the floor and they were not seen falling, it would be inaccurate to state in the accident form that the individual had fallen, as we would not have witnessed this.

To ensure we protect confidentiality we need to store, or handle, these records safely. As we use care plans frequently we may forget the importance of their security. It is very important that after reading or recording in the notes we place them back in a safe place. The reason for this is to ensure that those who are not authorised to read them will not have access to them.

Yn aml, mae amrywiol sefydliadau yn gofyn i unigolion am wybodaeth bersonol a phreifat, ac o ystyried y dechnoleg sy'n datblygu yn yr oes sydd ohoni, mae pryderon ynghylch diogelwch a chyfrinachedd gwybodaeth yn bwysicach byth.

Mae'r broses o ymdrin â gwybodaeth yn cynnwys cofnodi gwybodaeth gywir mewn cynlluniau gofal a chymorth, ar ffurflenni damweiniau ac mewn cofnodion personol. Mae'n bwysig peidio â nodi ein safbwyntiau personol fel rhan o'r wybodaeth hon, ond yn hytrach, dylid datgan yn union beth a ddigwyddodd. Os deuir o hyd i unigolyn yn gorwedd ar y llawr ac na chafodd ei weld yn syrthio, byddai'n anghywir datgan ar y ffurflen damweiniau fod yr unigolyn wedi syrthio, gan na fyddem wedi gweld hynny'n digwydd.

Er mwyn sicrhau ein bod yn diogelu cyfrinachedd, mae angen i ni storio'r cofnodion hyn, neu ymdrin â nhw, yn ddiogel. Gan ein bod yn defnyddio cynlluniau gofal yn rheolaidd, efallai y byddwn yn anghofio pwysigrwydd eu cadw'n ddiogel. Mae'n bwysig iawn, ar ôl darllen y nodiadau neu wneud cofnodion yn y nodiadau, ein bod yn eu dychwelyd i fan diogel. Gwneir hyn er mwyn sicrhau na fydd y rheini nad oes ganddynt awdurdod i'w darllen yn gallu cael gafael arnynt.

Legislation and codes of conduct and professional practice gives us clear guidelines to follow on handling of information, for example the General Data Protection Regulation and NHS Wales Code of Conduct and Code of Practice.

Personal information is protected by legislation, or law. The General Data Protection Regulation protects the individual from having their personal information shared, and protection is also included in the common law of confidentiality and the Human Rights Act 1998.

The Human Rights Act states that it has ‘respect for individual private lives and prescribes the circumstances in which it is legitimate for a public authority to interfere with the enjoyment of this right’.

Deddfwriaeth a chodau ymddygiad ac ymarfer proffesiynol sy'n rhoi canllawiau clir i ni eu dilyn mewn perthynas ag ymdrin â gwybodaeth, er enghraifft, y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Chod Ymddygiad a Chod Ymarfer GIG Cymru.

Caiff gwybodaeth bersonol ei diogelu gan ddeddfwriaeth, neu'r gyfraith. Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn amddiffyn unigolion rhag cael eu gwybodaeth bersonol wedi'i rhannu, a chânt eu hamddiffyn hefyd gan y gyfraith cyfrinachedd gyffredin a Deddf Hawliau Dynol 1998.

Mae'r Ddeddf Hawliau Dynol yn nodi eu bod yn ‘parchu bywydau preifat unigolion ac yn rhagnodi o dan ba amgylchiadau y mae'n gyfreithlon i awdurdod cyhoeddus ymyrryd â'r gallu i fwynhau'r hawl hon’.

Common law states that information which has been obtained in confidence should only be disclosed when consent has been given, if there is sufficient robust public interest for justification or it is required by statue.

The NHS Wales Code of Conduct describes the standards of conduct, behaviour and attitude required of all healthcare support workers employed within NHS Wales. The Code applies to all healthcare support workers employed in clinical and non-clinical environments within the NHS and is used in job descriptions.

The Code of Practice for Health and Social Care Workers states in section 2: You must strive to establish and maintain the trust and confidence of individuals and carers. This includes respecting confidential information and clearly explaining policies about confidentiality to individuals and carers.

Mae cyfraith gyffredin yn datgan mai dim ond lle y caed caniatâd i wneud hynny, lle ceir budd cyhoeddus digon cadarn i gyfiawnhau gwneud hynny neu lle y mae'n ofynnol yn ôl statud y dylid datgelu gwybodaeth a ddarparwyd fel gwybodaeth gyfrinachol.

Mae Cod Ymddygiad GIG Cymru yn disgrifio'r safonau ymddygiad, yr ymddygiad a'r agwedd sy'n ofynnol gan bob gweithiwr cymorth gofal iechyd a gyflogir o fewn GIG Cymru. Mae'r Cod yn berthnasol i bob gweithiwr cymorth gofal iechyd a gyflogir mewn amgylcheddau clinigol ac anghlinigol ac fe'i defnyddir mewn disgrifiadau swydd.

Mae'r Cod Ymarfer ar gyfer Gweithwyr Iechyd a Gofal Cymdeithasol yn datgan yn adran 2: Ymdrechu i sefydlu a chynnal ymddiriedaeth a hyder unigolion a gofalwyr. Mae hyn yn cynnwys parchu gwybodaeth gyfrinachol ac esbonio polisïau'n glir ynglŷn â chyfrinachedd i unigolion a gofalwyr.

Beth yw hawl mynediad?

Mae hawl mynediad, sydd fel rheol yn cael ei gyfeirio ato fel mynediad i wybodaeth yn rhoi hawl i unigolion gael copi o'u data personol yn ogystal â gwybodaeth atodol arall. Mae'n helpu unigolion i ddeall sut a pham mae eu data yn cael ei ddefnyddio, a gwirio ei fod yn cael ei wneud yn gyfreithlon.

Beth yw hawliau unigolyn?

Mae gan unigolion yr hawl i’r canlynol:

• cadarnhad bod eu data personol yn cael ei brosesu
• Copi o'u data personol
• gwybodaeth atodol arall - mae hyn i raddau helaeth yn cyfateb i'r wybodaeth y dylech ei ddarparu mewn hysbysiad preifatrwydd.

Data personol yr unigolyn

Dim ond eu data personol ei hunain y mae gan unigolyn hawl iddo, ac nid i wybodaeth sy'n ymwneud â phobl eraill (oni bai bod y wybodaeth amdanynt hefyd neu eu bod yn gweithredu ar ran rhywun). Felly, mae'n bwysig sefydlu os yw'r wybodaeth y gofynnir amdano yn yn cael ei ddiffinio fel ddata personol.

Personal details about individuals being cared for should be recorded in a secure environment. Individuals have the right to access records about them, so it is important that notes are stored effectively and information based on fact and not personal opinion are recorded.

When completed, these records need to be stored securely and only the individuals with consent to see the records can do so.

Most paper records are stored in locked metal filing cabinets to ensure that if a fire occurred the records would not be destroyed. When putting records onto a computer, workers are required to use a password/code. This ensures that the records cannot be accessed by anyone else.

Individuals and their families/carers should be told what information is kept about them and how this is used.

What is the right of access?

The right of access, commonly referred to as subject access, gives individuals the right to obtain a copy of their personal data as well as other supplementary information. It helps individuals to understand how and why their data is being used, and check that it is being done lawfully.

What is an individual entitled to?

Individuals have the right to obtain the following:

• confirmation that their personal data is being processed
• a copy of their personal data
• other supplementary information – this largely corresponds to the information that should be provided in a privacy notice.

Personal data of the individual

An individual is only entitled to their own personal data, and not to information relating to other people (unless the information is also about them or they are acting on behalf of someone). Therefore, it is important that it is establish whether the information requested falls within the definition of personal data.

Dylid cofnodi manylion personol am unigolion sy'n derbyn gofal mewn amgylchedd diogel. Mae gan yr unigolion hawl i gael gafael ar gofnodion amdanynt, felly mae’n bwysig bod y nodiadau wedi eu storio’n effeithiol a bod y wybodaeth sy’n seiliedig ar ffeithiau ac nid barn bersonol yn cael ei gofnodi.

Ar ôl eu cwblhau, dylid storio'r cofnodion hyn yn ddiogel a dim ond yr unigolion y rhoddwyd caniatâd iddynt weld y cofnodion all wneud hynny.

Mae'r rhan fwyaf o gofnodion papur yn cael eu storio mewn cypyrddau ffeilio metel wedi eu cloi i sicrhau pe byddai tân yn digwydd na fyddai'r cofnodion yn cael eu dinistrio. Wrth roi cofnodion i mewn i gyfrifiadur, mae gofyn i weithwyr ddefnyddio cyfrinair/cod. Mae hyn yn sicrhau nad oes modd i unrhyw un arall fynd i mewn i'r cofnodion.

Dylid dweud wrth unigolion a'u teuluoedd/gofalwyr pa wybodaeth sy'n cael ei chadw amdanynt a sut mae hyn yn cael ei defnyddio.

Beth yw hawl mynediad?

Mae hawl mynediad, sydd fel rheol yn cael ei gyfeirio ato fel mynediad i wybodaeth yn rhoi hawl i unigolion gael copi o'u data personol yn ogystal â gwybodaeth atodol arall. Mae'n helpu unigolion i ddeall sut a pham mae eu data yn cael ei ddefnyddio, a gwirio ei fod yn cael ei wneud yn gyfreithlon.

Beth yw hawliau unigolyn?

Mae gan unigolion yr hawl i’r canlynol:

• cadarnhad bod eu data personol yn cael ei brosesu
• copi o'u data personol
• gwybodaeth atodol arall - mae hyn i raddau helaeth yn cyfateb i'r wybodaeth y dylech ei ddarparu mewn hysbysiad preifatrwydd.

Data personol yr unigolyn

Dim ond eu data personol ei hunain y mae gan unigolyn hawl iddo, ac nid i wybodaeth sy'n ymwneud â phobl eraill (oni bai bod y wybodaeth amdanynt hefyd neu eu bod yn gweithredu ar ran rhywun). Felly, mae'n bwysig sefydlu os yw'r wybodaeth y gofynnir amdano yn yn cael ei ddiffinio fel ddata personol.

When working in a healthcare setting it is important to remain professional even when we are not at work. In the past, carers have been dismissed due to breaches in confidentiality involving not securely storing or recording information.

Workers in health and social care settings must know where relevant records are kept, these must be in a secure place, so they remain confidential and don’t get lost.

By keeping records securely; it enables us to meet our responsibilities under legislation and also supports individuals and their families to have trust in the services they receive as it respects their privacy.

Wrth weithio mewn lleoliad gofal iechyd, mae'n bwysig ymddwyn mewn modd proffesiynol bob amser, hyd yn oed pan na fyddwch yn gweithio. Yn y gorffennol, cafodd gofalwyr eu diswyddo am achosion o dor-cyfrinachedd yn deillio o beidio â storio neu gofnodi gwybodaeth mewn ffordd ddiogel.

Mae’n rhaid i weithwyr mewn lleoliadau iechyd a gofal cymdeithasol wybod ble mae cofnodion perthnasol yn cael eu cadw, mae’n rhaid iddynt fod mewn safle diogel fel na allant fynd ar goll ac fel eu bod yn aros yn gyfrinachol.

Wrth gadw cofnodion yn ddiogel mae’n ein galluogi ni i gwrdd â chyfrifoldebau dan ddeddfwriaeth yn ogystal â chefnogi unigolion a’u teuluoedd i ymddiried yn y gwasanaethau y maent yn ei derbyn gan ei fod yn parchu eu preifatrwydd.

As we have identified, keeping accurate records is required to help us look after individuals. In health and social care settings there are two forms of records: electronic and written. These are considered legal documents.

Paper-based information needs to be stored in a secure container that cannot be destroyed by burning and is not accessible to the general public. All care settings must follow guidelines for safe storage and recording and have policies and procedures on these which workers understand and follow.

Records and data need to be stored even if the individual that the records relate to is no longer living. They must be stored securely.

When writing in personal plans we need to ensure we date and sign every entry, write legibly in black ink and do not use liquid paper on mistakes. This is because records are legal documents. They provide an audit trail of events records can be used in court.

Fel y nodwyd gennym, mae angen i ni gadw cofnodion cywir i'n helpu i ofalu am unigolion. Mewn lleoliadau iechyd a gofal cymdeithasol, mae dau fath o gofnodion: electronig ac ysgrifenedig. Fe'u hystyrir yn ddogfennau cyfreithiol.

Mae angen storio gwybodaeth ar bapur mewn cynhwysydd diogel na ellir ei ddinistrio drwy ei losgi a lle na all y cyhoedd gael gafael arni. Mae pob lleoliad gofal yn dilyn y canllawiau ar gyfer storio diogel ac yn cofnodi'r wybodaeth hon yn ei bolisïau a'i weithdrefnau er mwyn i’r gweithwyr ei deall a’u dilyn.

Mae angen storio cofnodion a data hyd yn oed os nad yw'r unigolyn y mae'r cofnodion yn berthnasol iddo bellach yn fyw. Rhaid eu storio'n ddiogel.

Wrth ysgrifennu yn y cynllun gofal, mae angen i ni sicrhau ein bod yn dyddio ac yn llofnodi pob cofnod, yn ysgrifennu yn ddarllenadwy mewn inc du ac nid ydym yn defnyddio papur hylif ar gamgymeriadau. Mae hyn oherwydd bod cofnodion yn ddogfennau cyfreithiol. Gwneir hyn gan fod y cynllun yn ddogfen gyfreithiol y gellir ei defnyddio yn y llys.

An electronic system should be password protected to ensure only people who have a need to know can access information. Electronic records require dating and should include the name of the person who wrote the entry. Signatures are not required. It is vital that firewalls and virus protection are kept up to date to ensure records remain secure.

Dylai system electronig gael ei diogelu gan gyfrinair i sicrhau mai pobl sydd angen gwybod yn unig sy'n gallu cael mynediad at wybodaeth. Mae cofnodion electronig yn gofyn am ddyddio a dylent gynnwys enw'r person a ysgrifennodd y cofnod. Nid oes angen llofnodion. Mae'n hanfodol fod muriau gwarchod a diogelu rhag feirws yn cael eu cadw'n gyfredol i sicrhau bod cofnodion yn aros yn ddiogel.

A care and support plan is a record about an individual’s needs and choices and includes assessment of risks. They are an important tool in good communication between those who are involved in providing care and support.

All individuals should have a care and support plan. This ensures they receive support that meets their individual needs. The plan needs to be accurate, honest and detailed so that everyone involved knows how best to support the individual. It must be precise and agreed with the individual. Care and support plans are legal documents. The individual has the right to see their records and should review these records frequently.

Mae cynllun gofal a chymorth yn gofnod o anghenion a dewisiadau unigolyn ac mae'n cynnwys asesiad o risgiau. Mae'n adnodd pwysig o ran sicrhau cyfathrebu da rhwng y rheini sy'n ymwneud â darparu gofal a chymorth.

Dylai pob unigolyn gael cynllun gofal a chymorth. Mae hyn yn sicrhau eu bod yn derbyn cymorth sy'n ateb eu hanghenion unigol. Mae angen i'r cynllun fod yn gywir, onest a manwl fel bod pawb sy'n cymryd rhan yn gwybod orau sut i gynorthwyo'r unigolyn. Mae'n rhaid iddo fod yn gryno ac wedi ei gytuno gyda'r unigolyn. Mae cynlluniau gofal a chymorth yn ddogfennau cyfreithiol. Mae gan yr unigolyn yr hawl i weld eu cofnodion a dylent adolygu'r dogfennau hyn yn aml.

All information recorded, whether in personal plans, communication records or personal files, must be accurate, factual, honest and detailed so that everyone involved in the setting knows what took place, or how best to support the individual. Records such as a care and support plan or medication record are legal documents. The individual has the right to see their records and should review these records frequently.

Mae'n rhaid i'r holl wybodaeth a gofnodir, boed mewn cynlluniau personol, cofnodion cyfathrebu neu ffeiliau personol, fod yn gywir, ffeithiol, onest a manwl fel bod pawb ynghlwm â'r lleoliad yn gwybod beth ddigwyddodd, neu sut i gynorthwyo'r unigolyn orau. Mae cofnodion fel cynllun gofal a chymorth neu gofnod meddygol yn ddogfennau cyfreithiol. Mae gan yr unigolyn yr hawl i weld eu cofnodion a dylent adolygu'r dogfennau hyn yn aml.

When working in health and social care, knowing the difference between fact, opinion and judgement is important, particularly in relation to reporting and recording key information.

Facts are facts and cannot be changed or influenced in any way. They should be accurate as otherwise the information being presented is false.

Opinion is the impression or view of whatever situation the individual is reporting or recording.

A judgement is based on an evaluation or review of evidence, taking into account both opinion and the facts. It is then made clear how the individual came to their final decision.

Wrth weithio ym maes iechyd a gofal cymdeithasol, mae gwybod y gwahaniaeth rhwng ffaith, barn a dyfarniad yn bwysig, yn arbennig mewn perthynas â rhoi gwybod am wybodaeth allweddol a chofnodi'r wybodaeth honno.

Mae ffeithiau yn ffeithiau ac ni ellir eu newid na dylanwadu arnynt mewn unrhyw ffordd. Dylent fod yn gywir neu fel arall, mae'r wybodaeth a gyflwynir yn anwir.

Ystyr barn yw'r argraff a geir neu ddehongliad yr unigolyn am ba bynnag sefyllfa y mae'n rhoi gwybod amdani neu'n ei chofnodi.

Mae dyfarniad yn seiliedig ar werthusiad neu adolygiad o dystiolaeth, gan ystyried barn a'r ffeithiau. Wedyn, bydd yn amlwg sut y gwnaeth yr unigolyn ei benderfyniad terfynol.

When recording and reporting information about individuals and their families or carers it is important that the information is clear, accurate, current and complete. It must not be based on hearsay, gossip or third party information. Did the person take their medication or didn’t they? Did they go out without telling you where they were going or didn’t they? Did they have toast for breakfast or didn’t they?

Information recorded about individuals and their families or carers could be vital - their lives could depend on it, so it is so important this information is accurate and factual. It could relate to their well-being, or safeguarding issues.

An individual’s own opinion and judgement are not relevant; the evidence would be of no assistance and would not stand up in a court on law, should it be needed.

Wrth gofnodi a rhoi gwybod am wybodaeth am unigolion a'u teuluoedd neu ofalwyr, mae'n bwysig bod y wybodaeth yn glir, yn gywir, yn gyfredol ac yn gyflawn. Ni ddylai fod yn seiliedig ar sibrydion, sïon na gwybodaeth gan drydydd parti. A wnaeth y person gymryd ei feddyginiaeth neu beidio? A wnaeth fynd allan heb ddweud wrthych i ble roedd yn mynd neu beidio? A gafodd dost i frecwast neu beidio?

Gallai gwybodaeth a gaiff ei chofnodi am unigolion a'u teuluoedd neu ofalwyr fod yn hanfodol gan y gallai eu bywyd ddibynnu arni. Mae gwneud yn siŵr bod y wybodaeth yn gywir a ffeithiol yn hynod o bwysig. Gallai ymwneud â'u llesiant, neu faterion diogelu.

Nid yw barn na dyfarniad unigolyn yn berthnasol. Ni fyddai'r dystiolaeth o gymorth mewn unrhyw ffordd ac ni châi ei derbyn mewn llys cyfreithiol, pe byddai ei hangen.

Confidentiality means we are only allowed to share the information the person has given us if they agree to the information being shared.

Individuals accessing health and social care services recognise the need to discuss this information with other medical professions and this should be talked about when taking the information. If someone has informed a health and social care professional that they intend to harm themselves or others or told them something that is unlawful, they have a duty to disclose this information with the relevant bodies such as the police.

It is important to note that when discussing something with the individual, if they inform or wish to disclose something in confidence it can only be kept in confidence if it does not break the law. Confidentiality can be broken if something is disclosed that can cause harm to the person or someone else. If a relative comes in and asks for information, checks will have to be done first if they are a relative and the individual consents to them having the information.

When sharing information with other agencies it needs to be ensured that the information that is being shared is factual and accurate, that the information is secure, that the individual consents to this information being shared and that delivery of the information is secure.

Mae cyfrinachedd yn golygu ein bod yn gallu rhannu'r wybodaeth mae'r person wedi rhoi i ni dim ond os ydynt yn cytuno i'r wybodaeth gael ei rhannu.

Mae unigolion sy'n cyrchu gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol yn cydnabod yr angen i drafod y wybodaeth hon gyda phroffesiynau meddygol eraill a dylid siarad am hyn wrth gymryd y wybodaeth. Os oes rhywun wedi dweud wrth weithiwr iechyd a gofal cymdeithasol proffesiynol ei fod yn bwriadau niweidio'i hun neu eraill neu wedi dweud rhywbeth iddo sy'n anghyfreithlon, mae ganddo ddyletswydd gofal i ddatgelu'r wybodaeth hon gyda'r cyrff perthnasol fel yr heddlu.

Mae'n bwysig i nodi, wrth drafod rhywbeth gyda'r unigolyn, os yw'n rhoi gwybodaeth neu yn dymuno datgelu rhywbeth yn gyfrinachol, gellir ei gadw'n gyfrinachol yn unig os nad yw'n torri'r gyfraith. Gellir torri cyfrinachedd os datgelir rhywbeth a all achosi niwed i'r unigolyn neu i rywun arall. Os yw perthynas yn dod i mewn ac yn gofyn am wybodaeth, bydd rhaid gwneud gwiriadau yn gyntaf os ydynt yn berthynas a bod yr unigolyn yn cydsynio iddynt gael y wybodaeth.

Wrth rannu gwybodaeth gydag asiantaethau eraill mae angen sicrhau bod y wybodaeth sy'n cael ei rhannu yn ffeithiol a chywir, bod y wybodaeth yn ddiogel, bod yr unigolyn yn cydsynio i'r wybodaeth hon gael ei rhannu a bod darparu'r wybodaeth yn ddiogel.