Paper-based information needs to be stored in a secure container that cannot be destroyed by burning and is not accessible to the general public. All care settings must follow guidelines for safe storage and recording and have policies and procedures on these which workers understand and follow.
Records and data need to be stored even if the individual that the records relate to is no longer living. They must be stored securely.
When writing in personal plans we need to ensure we date and sign every entry. We write legibly in black ink and do not use liquid paper on mistakes. This is because records are legal documents. As they provide an audit trail of events records can be used in court.
Mae angen storio gwybodaeth ar bapur mewn cynhwysydd diogel na ellir ei ddinistrio drwy ei losgi a lle na all y cyhoedd gael gafael arni. Mae pob lleoliad gofal yn dilyn y canllawiau ar gyfer storio diogel ac yn cofnodi'r wybodaeth hon yn ei bolisïau a'i weithdrefnau er mwyn i’r gweithwyr ei deall a’i dilyn.
Mae angen storio cofnodion a data hyd yn oed os nad yw'r unigolyn y mae'r cofnodion yn berthnasol iddo bellach yn fyw. Rhaid eu storio'n ddiogel.
Wrth ysgrifennu yn y cynllun gofal, mae angen i ni sicrhau ein bod yn dyddio ac yn llofnodi pob cofnod. Rydym yn ysgrifennu yn ddarllenadwy mewn inc du ac nid ydym yn defnyddio papur hylif ar gamgymeriadau. Mae hyn oherwydd bod cofnodion yn ddogfennau cyfreithiol. Gwneir hyn gan fod y cynllun yn ddogfen gyfreithiol y gellir ei defnyddio yn y llys.
An electronic system should be password protected to ensure only people who have a need to know can access information. Electronic records require dating and should include the name of the person who wrote the entry. Signatures are not required. It is vital that firewalls and virus protection are kept up to date to ensure records remain secure.
Dylai system electronig gael ei diogelu gan gyfrinair i sicrhau mai pobl sydd angen gwybod yn unig sy'n gallu cael mynediad at wybodaeth. Mae cofnodion electronig yn gofyn am ddyddio a dylent gynnwys enw'r person a ysgrifennodd y cofnod. Nid oes angen llofnodion. Mae'n hanfodol fod muriau gwarchod a diogelu rhag feirws yn cael eu cadw'n gyfredol i sicrhau bod cofnodion yn aros yn ddiogel.
Filing cabinet keys and keypad number sequences should be held: Dylai allweddi cwpwrdd ffeilio a dilyniannau rhifau bysellbad gael eu cadw gan: